Три важных принципа для организации работы за письменным столом

Разнообразные задачи и использование различных рабочих материалов и оргтехники привели к тому, что на нашем письменном столе скапливается все больше вещей. Это приводит к отсутствию их обзора и абсолютно бессознательно отвлекает нас. В этой статье вы познакомитесь с тремя важнейшими принципами организации работы за письменным столом:

Досягаемость, каждая вещь должно лежать на своём месте

Вам это наверняка знакомо! Вам письменный стол кажется слишком маленьким. Он завален предметами, которые вам необходимы в работе. Помимо телефона и лотков для бумаг, конечно же, блокнот, стикеры, карандаши, дырокол, степлер, антистеплер, ластик, клей, часы, цветок, калькулятор, замазка, печать, почтовые весы и т.д.

Не правда ли нелегко разобраться в такой куче вещей? Да и после уборки письменный стол все равно выглядит как-то неопрятно. При этом вы испытываете ощущение, что не можете отказаться ни от одной из этих вещей.  А вам и не нужно отказываться. Попробуйте проверить другой вариант: расположите все вещи иначе.

Что и где находиться в кабинете?

Независимо от того, насколько большой или маленький ваш кабинет, работаете ли вы в кабинете один или с несколькими коллегами, щепетильный ли вы или неряшливый – есть очень простой способ, как расположить все вещи по своим местам. Это принцип досягаемости.

1. Все, чем вы часто пользуетесь, должно быть всегда под рукой.
2. То, что вам необходимо не так часто, расположите подальше, уберите в шкаф или ящик стола.

Сейчас вы, наверно, себя спрашиваете, в чем же преимущества этого способа. Если вы будете придерживаться этих советов, то вам не придется каждый раз решать заново, что и куда положить. К примеру, лотками в течение дня вы пользуетесь редко, поэтому их, скорее всего, следует расположить в зоне 2. Картотеку вообще можно разместить за пределами кабинета, в зоне 3. Если абсолютно не нужные на данный момент вещи не попадаются вам под руку, то вы сможете уделить гораздо больше внимания текущим задачам.

Принцип досягаемости на примере письменного стола

То, чем вы часто пользуетесь, должно лежать рядом с вами, на удобном для вас месте. Все, что вам необходимо редко, уберите в ящики стола, в шкафы или полки. К примеру, счетной машине, которая вам нужно только для составления ежемесячного отчёта, нечего делать на вашем письменном столе.

Наверняка и карандаши вы захотите положить на более удобное и сподручное место. Одной ручки вам вполне достаточно, а запасные карандаши можно убрать в ящик стола или в тумбочку для канцелярских товаров. Ножницы, которые вам практически никогда не нужны, отправляются в ящик стола. При необходимости их можно достать, а затем снова положить на место. Привыкайте постепенно  класть вещи на место, после того как вы попользовались ими. Вот так вот вы могли бы четко организовать работу за вашим письменным столом.

А вот вам и другие советы. Можете ли вы быть более организованным?

Помимо принципа досягаемости мы рассмотрим еще и другие: «Каждая вещь должна лежать на своём месте и "Попользовался – сразу положи на место".

• Телефон у вас под рукой.
• Ручки стоят вертикально в подставке.  Ведь лотки для ручек занимают слишком много места, да и когда вытаскиваешь одну ручку, остальные приводишь в беспорядок.
• Сделайте такую тематическую цепочку, к примеру: телефон – стикеры – ручка – дырокол – скотч – скоросшиватель – мобильник – КПК – внешний жесткий диск - флешка

Если вы воспользовались каким-либо из этих предметов, сразу же положите его на место.

Порядок для торопливых и интуитивных

Иногда мне кто-нибудь говорит, что размышлять о том, что должно лежать на письменном столе, а что нет, для него слишком сложно и хлопотно. "Откуда мне знать, как часто я пользуюсь калькулятором, пускай себе лежит", - бурчат порой некоторые. Этим людям и вам, если вы сейчас также рассуждаете, я рекомендую вот что: забудьте все, что вы сейчас прочли и попробуйте проделать следующее:

• Возьмите картонную коробку и положите в неё все «орудия труда», которые обычно лежат на вашем письменном столе.
• Продолжайте работать дальше в обычном режиме.
• Если вы хоть раз использовали в работе какой-либо из этих предметов, к примеру, карандаш или дырокол, оставьте его на письменном столе. Это касается не только тех вещей, которые вы достали из коробки, но также и тех «орудий труда», которые вы вынули из ящика стола, взяли с полки или тех, которые лежали  где-то около стола.
• В конце рабочего дня подведите итог. Перед вами лежат все вещи, которыми вы пользовались сегодня (зона 1), а в коробке осталось то, что вам в этот день не пригодилось.
• Для каждой вещи, которой вы пользовались в этот деть, найдите на вашем письменном столе рациональное постоянное место. Предметы, которые остались в коробке, расположите в более отдалённых местах. (зона 2)