На помощь! – Как справиться с завалами

В данный момент вы не успеваете вовремя выполнять свою работу? И всегда что-то остается несделанным? Как выкроить время на это «экстра» с учетом повседневной работы? Наши рекомендации научат вас, как превратить хаос в порядок и как организовать систематическую работу по устранению завалов.

Сначала у проекта возникли небольшие проблемы, и вы отдавали ему всего себя. Потом вы заменяли больного коллегу, затем посещали курсы повышения квалификации. В настоящий момент вы не успеваете вовремя выполнять свою работу, накопилась почта. Как лучше всего наверстать несделанное?

Все можно было бы успеть за один рабочий день, но ежедневно возникают новые дела. Реальнее запланировать более протяженный промежуток времени. Рекомендую использовать тактику маленьких шагов. Это может выглядеть следующим образом:

Для начала оцените примерный объем работы

Рассортируйте свои бумаги на четыре стопки: выбросить, подшить, перенаправить, выполнить.

• Избавляйтесь от того, что попало в стопку «выбросить», сразу же. Ведь вы поняли, что это ненужные или неважные бумаги.
• Документы для  подшивки отправляются в архив.
• Те документы, которые попали в стопку «перенаправить», отправляйте коллегам сразу же.
• Все остальные документы – это задания, то, что необходимо сделать.

Какие следующие шаги? Выберите те задания, которые вы можете сделать сразу же.  К примеру, сделать короткий звонок, отправить небольшое сообщение по электронной почте или сделать ожидаемую от вас пометку на каком-либо документе.

В последней стопке остались документы, обработка которых займет несколько больше времени. Сделайте список этих документов. Проставьте очередность их обработки. По возможности, отметьте у каждого и время, которое вам понадобится. Эти документы собирайте в отдельную папку, подвесную папку или лоток. Шаг за шагом вы будете «избавляться» от них.  

Так вы сможете устранить завалы  

С сегодняшнего дня этот список должен всегда быть у вас под рукой. Рекомендую наметить себе конкретное время. К примеру: перед и после обеденного перерыва или в конце рабочего дня, причем каждый день, в одно и то же время. Выдерживайте минимальное время, к примеру, 30 минут. Таким образом, вы будете успевать выполнять как свои ежедневные задания, так и выкраивать время для постепенного устранения недоделанного.

А сейчас ваш черед действовать  

Пройдитесь по вышеперечисленным пунктам. Найдите те, которыми вы хотите воспользоваться. Начинайте систематически избавляться от накопившихся бумаг. Так постепенно у вас получится совместить и ежедневные обязанности, и обработку накопившегося.

Удачи!