Надо ли назначать ответственного за ведение и учет трудовых книжек?

Несмотря на планирующуюся отмену, трудовые книжки, на данный момент, являются основным документом о трудовой деятельности и стаже работы. В связи с этим, законодательством, уделяется отдельное внимание их ведению и учету, устанавливая ответственность работодателя за нарушение установленного порядка. В статье рассмотрим надо ли назначать ответственного за ведение, хранение и учет трудовых книжек.

Кто отвечает за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек?

Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Об этом говорится в пункте 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей1.

В данном документе установлено также, что внутри организации перед работодателем за хранение и учет трудовых книжек, за их своевременное и правильное оформление отвечает специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением).

Как назначить ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек?

Для соблюдения вышеуказанного требования руководителю организации приказом (распоряжением) следует назначить конкретного работника ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Вот образец приказа о назначении ответственного работника

Общество с ограниченной ответственностью «Квартет»

ООО «Квартет»

Приказ

10 февраля 2012 года                                                          №25

О назначении лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек

В соответствии с пунктом 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. №225

Приказываю:

Назначить с 11 февраля 2012 года ответственным лицом за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек начальника отдела кадров Сорокину И.В.

Генеральный директор                     Королев                      И.Д. Королев

Если работник, ответственный за ведение трудовых книжек отсутствует на работе?

Если работник, ответственный за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек уходит в отпуск, заболел, направляется в командировку или увольняется, то его полномочия необходимо передать другому работнику. Передача полномочий также оформляется приказом (распоряжением) руководителя организации. Передавать книжки следует по акту.

______________________________

1 Утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках».