Как составить и ввести в действие должностную инструкцию?

Должностная инструкция – основной документ, который определяет трудовую функцию работника, круг его должностных обязанностей, пределы ответственности за невыполненную работу. Поэтому, не смотря на то, что этот документ не является обязательным, иметь его работодателям рекомендуется. В данной статье, рассмотрим как составить и ввести в действие должностную инструкцию.

Как составить должностную инструкцию?

Порядок составления должностных инструкций нормативно-правовыми актами не урегулирован. Поэтому работодатель самостоятельно решает, как ее составить, оформить и вносить в нее изменения1.

Должностную инструкцию можно составить в качестве приложения к трудовому договору или оформить в качестве самостоятельного документа. В статье рассмотрено оформление должностной инструкции в качестве отдельного документа.

Кем разрабатываются должностные инструкции?

Чаще всего, руководители организаций, поручают разработку должностных инструкций работникам кадровой службы. Учитывая, что кадровые работники, как правило, не знают всю специфику работы в конкретной должности, у них возникают трудности с четким описанием трудовой функции. Поэтому, чтобы грамотно составить должностную инструкцию, советуем кадровикам обратиться к руководителю того структурного подразделения, для сотрудников которого она разрабатывается. Ведь именно они знают всю специфику работы в конкретной должности. Работникам кадровой службы следует составить основу должностных инструкций, определить структуру и указать, что должно входить в их содержание, и, после ее составления руководителем структурного подразделения, проконтролировать, чтобы она соответствовала указанным требованиям.

Структура должностной инструкции

Структура должностной инструкции, как правило, состоит из следующих разделов:

• Общие положения. В данном разделе указывается к какой категории относится определенная должность (руководитель, специалист, технический исполнитель), устанавливается порядок назначения на должность и освобождения с нее, определяется подчиненность работника.
• Квалификационные требования. В данный раздел включаются требования к определенному уровню профессиональной подготовки, указываются требования к стажу работы.
• Должен знать. Здесь указываются требования в отношении специальных знаний по определенной должности (например, знание определенных технологий производства, знание порядка заключения договоров и т.д.) и знаний нормативно-правовых актов, применение которых потребуется при выполнении должностных обязанностей. 
• Должностные обязанности. Этот раздел должен быть наиболее подробным, так как  в него включается перечень функций, которые поручается выполнять работнику по определенной должности. Должностные обязанности следует формулировать максимально четко, конкретно, с подробными разъяснениями.
• Права. Данный раздел определяет полномочия работника, необходимые ему для выполнения возложенных обязанностей. Например, знакомиться с проектами решений руководства организации, вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы и т.д.
• Ответственность. Здесь определяется мера ответственности работника за несоблюдение своих должностных обязанностей и требований законодательства.

Где можно взять квалификационные характеристики?

Квалификационные характеристики должностей, должностные обязанности, а также требования к знаниям, которыми должен обладать работник, советуем брать в квалификационных справочниках (например, в Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих, Едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий рабочих). На это указали внимание специалисты Роструда в письме от 30.11.2009 г. №3520-6-1.

Данные справочники носят рекомендательный характер и являются помощником для работодателя при составлении должностных инструкций.

Исходя из специфики деятельности организации, перечень обязанностей работника по конкретной должности может быть расширен по сравнению с перечнем обязанностей, установленным справочником.

Какие положения нельзя включать в должностную инструкцию?

В должностную инструкцию нельзя включать положения об обязанности работника уволиться по определенным основаниям (например, по собственному желанию в случае падения производственных показателей), так как это не  относится к трудовой функции работника.

Какие реквизиты должна содержать должностная инструкция?

Готовая должностная инструкция должна включать в себя следующие реквизиты:

• наименование организации;
• наименование вида документа;
• дата и номер;
• гриф утверждения;
• текст;
• подпись разработчика;
• визы согласования;
• подпись работника, подтверждающая ознакомление с инструкцией.

Согласование, утверждение и введение в действие должностной инструкции

Перед утверждением должностную инструкцию желательно согласовывать с юридическим отделом организации (или корпоративным юристом). Он проконтролирует, чтобы инструкция была разработана в рамках законодательства. При необходимости ее можно согласовать с другими функциональными подразделениями организации. Утверждает должностную инструкцию руководитель организации, но он может передать эту функцию и другому должностному лицу. После утверждения инструкция вступает в силу и действует до замены на новую. Работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией под роспись. Только после ознакомления с ней положения инструкции становятся для работника обязательными.

______________________________

1 Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 31 октября 2007 г. №4412-6.