Учимся правильно писать имя и адрес получателя в англоязычном письме

Каждое письмо, независимо от того, как оно отправляется – обычной или электронной почтой, должно обязательно иметь имя и адрес получателя перед текстом письма. Эти данные надо указывать столбиком слева после ссылки (входящей или исходящей корреспонденции) через два интервала. Хотя бывают исключения, когда адрес получателя пишут в конце письма на 3-5 интервалов ниже подписи.

Форма обращения

Есть определенный порядок написания адреса: в первой строке нужно указывать имя и фамилию получателя. Перед инициалами обычно ставят форму вежливого обращения. Существуют несколько форм обращения на бумаге. Итак, пишите:

• Mr. – если Вы пишите письмо мужчине
• Mrs. – если адресуете письмо замужней женщине
• Miss – если получателем письма является незамужняя женщина
• Ms. – если адресатом является женщина, чье семейное положение неизвестно

В том случае, когда Вы адресуете письмо нескольким лицам, следует написать обращение Messrs (это сокращенная форма от Messieurs – господа или мистеры). Следует учитывать, что если ваше письмо касается медицинской или научной тематики, нужно писать ученые и медицинские степени: Prof. – Professor или Dr. – Doctor.

Имя и фамилия

После обращения обязательно надо писать имя и фамилию или инициалы и фамилию. Никогда не пишите только фамилию – это подразумевает неуважение или некорректность с вашей стороны. Например, Miss Aliona Romaniuk или Mr. A. Popov, но ни в коем случае не Ms. Terletsky.

Должность

Если Вы не знаете имени получателя, то в адресе можно указать его должность. Например, The Financial Director – финансовому директору. Как вариант, можно адресовать письмо в нужный Вам отдел компании (если должность и имя нужного должностного лица Вам неизвестны): The Account Department (бухгалтерия). Единственное исключение: нельзя адресовать письмо самой компании – часто такие письма либо не рассматривают, либо они попадают не тем людям и теряются. В таком случае, напишите имя директора компании – он даст распоряжение нужному человеку либо перенаправит ваше письмо в соответствующий отдел.

Название фирмы и адрес

Итак, в первой строке Вы должны написать имя и фамилию (обязательно с вежливым обращением) получателя, в следующей – его должность. После этого – название фирмы, номер дома, название улицы (проспекта, переулка), город и почтовый индекс, страну. Например,

Mr. Sergey Lavrov

The Minister of Foreign Affairs

Ministry of Foreign Affairs of the Russian Federation

32/34 Smolenskaya-Sennaya pl.

Moscow 119002

Russian Federation

В последней строке можно писать общепринятые сокращения стран. Например, RU – Россия, UA – Украина, US – Соединенные штаты Америки, GB – Объединенное королевство Великобритании и Северной Ирландии, CA – Канада, FR – Франция, IT – Италия, JP – Япония и G – Германия.

Иногда, если это письмо особой важности, то в адресе, кроме имени и фамилии, пишут указания на то, что это письмо относится непосредственно к этому человеку. Например, For the attention of Mr. Sergey Lavrov (непосредственно мистеру Сергею Лаврову). Как вариант, можете писать «Attention:» или «Kind attention of», что значит «для:», «непосредственно для».

В некоторых вариантах писем Вы можете увидеть, что в конце каждой строки стоят запятые – это не ошибка, а правило. Но в последнее время эта догма неактуальна. Единственная страна, где еще можно увидеть в адресных строках делового письма запятые – это Великобритания. Поэтому я бы советовала Вам не ставить запятые  при написании адреса.

И напоследок, важное правило: перед отправлением перепроверьте имя и адрес получателя несколько раз на наличие орфографических ошибок.