Пишем письмо негативного содержания

В деловом мире бывают разные ситуации, когда Вам нужно сообщить вашему партнеру или клиенту информацию негативного содержания. Часто после такого «известия» сотрудничество прекращается или переходит в отрицательное. Итак, если Вы не можете выполнить свои обещания перед партнером, отказываете кому-то в сотрудничестве, повышаете ценовую политику – Вам придется написать об этом в письме.

Негативные письма писать сложно, но есть несколько главных аспектов, на которые следует обратить внимание. Подготовьте получателя к плохим новостям. Помните, что в первую очередь нужно обратить внимание на психологические особенности вашего адресата, чтоб не обидеть и не оскорбить его этой информацией.

Методы

1. Указать в начале письма причину отказа и подобрать нужное предложение, чтобы объяснить эту причину.

2. После объяснения следует предложение с отказом или отрицательной информацией.

Таким образом, Вы как бы подготавливаете получателя к плохим новостям. Правда, бывают случаи, когда нужно использовать только прямой стиль письма: если Вы хорошо знаете человека, которому пишете и знаете, что это рутинная информация. Еще один пример – это принесение соболезнований.

Схема написания письма

Ваша главная задача при написании отрицательного письма – это убедить получателя, что принятое Вами решение было единственным выходом из ситуации. Вы должны подать информацию тщательно продуманно, вежливо, доброжелательно и, желательно, с позиции «You».

Легче писать деловое письмо с отрицательной информацией, используя эту схему:

1. Вводный абзац (здесь нужно создать атмосферу доброжелательности, но в тоже время быть нейтральным и логичным).

2. Логическое объяснение (приводятся убедительные аргументы, лучше апеллировать к интересам получателя).

3. Негативная информация (прямо или косвенно выражена отрицательная информация, ссылка на логическое объяснение, подчеркнута выгода получателя, ни в коем случае не обвиняйте и не извиняйтесь).

4. Конструктивное дополнение (здесь можно предложить альтернативные варианты или привести дополнительные причины, но не в ущерб получателю).

5. Благоприятная концовка (будьте доброжелательны, не извиняйтесь, употребляйте формулы вежливости).

Прежде чем писать отрицательное письмо, определите для себя его содержание. Для этого ответьте себе на такие вопросы:

1. Какие словосочетания использовать, чтобы создать доброжелательную атмосферу?

2. Как этот отказ может сыграть на руку получателю письма?

3. Есть ли у Вас альтернативные решения? Что Вы можете предложить адресату?

4. Что Вы можете написать в конце письма, чтобы получатель не обиделся, а наоборот, понял это решение?

Если Вы продумали содержание этого письма, ответили на вопросы, решили, как Вы хотите дальше общаться с партнером, тогда можете приступать к написанию текста. Какие английские слова и словосочетания лучше употреблять в отрицательной корреспонденции, Вы сможете узнать в следующей статье.