Деловое письмо: как написать

Чтобы написать деловое письмо своему бизнес-партнеру, нужно учитывать три главных правила, без которых невозможно вести успешную переписку. Если помнить эти правила, то вы сможете легко и просто излагать свои мысли, оформляя их в стиль бизнес-корреспонденции. Наш эксперт подробнее расскажет вам о «трех китах» делового письма.

Когда мы пишем письмо иностранному партнеру необходимо помнить, что оно должно быть понятным партнеру (особенно обратите внимание на перевод, – именно на этом этапе предложение может искажаться), кратким (только нужная информация, никаких лишних слов, простые предложения) и вежливым (соблюдение правил этикета в письме, – это создание хорошего образа). Помните, деловое письмо создает ваш образ в мире бизнеса.

Выражайте мысли точно

Деловое письмо должно быть ясным (точным, понятным) – это первая догма. Когда вы отвечаете себе сами на вопрос «Чего я хочу добиться этим письмом», обратите внимание на то, чтобы главная мысль была точной, и человек, который это читает, просто не мог истолковать ее не правильно. Надо помнить, что непонятные аспекты в вашем письме работают против вас, поэтому старайтесь формулировать ваши мысли простыми словами и предложениями. Кстати, их намного легче перевести, чем трудные изречения. Очень важно, чтобы в письме не было грамматических ошибок – это первый враг ясности. Поэтому, чем проще вы говорите в письме, тем легче и быстрее вас поймут, и тем эффективнее будет ваше сотрудничество.

Краткость – сестра таланта

Второй принципиальный аспект делового письма – это краткость. В английском языке есть так называемый «коммерческий жаргон», который состоит из странных и вычурных фраз. Поэтому пишите письма так, как вы обычно разговариваете. Например, «мы получили» надо перевести как «We received», a не «We are in receipt of» или «We are the recipients of». Эту фразу, несмотря на ее помпезность, пишут не только теоретики в некоторых пособиях или рекомендациях, а даже PR-менеджеры в письмах партнерам. Этого делать нельзя. Надо избавиться от этих никому не нужных слов.

Следует помнить, что краткое и короткое письмо – это две разные вещи. Если вы пишете деловое предложение, описывая какие-то факты, делитесь информацией, то оно обязательно будет длинным. Но не пишите общих фраз, в письме должна быть только конкретная информация. Используйте короткие предложения.

Во-первых, это будет четко структурировать ваше письмо: одно предложение – одна мысль. А во-вторых, вы будете делать меньше грамматических ошибок, что поможет сделать письмо предельно понятным.

Еще один очень важный нюанс – это правильное деление на абзацы. Человек, который получает письмо, может просто прочитать его по диагонали, если перед ним будет целая страница текста. Поэтому, если вы хотите сделать партнеру предложение по поводу открытия, например, нового филиала вашей фирмы, в первом абзаце письма вы должны указать именно эту мысль. Во втором – что требуется от партнера. В третьем – указать цифры или другие важные нюансы. Таким образом, три абзаца, где все четко и ясно, помогут  сделать правильный выбор.

Будьте предельно вежливы

Третий, и самый важный кит – это вежливость. В мире бизнеса не надо забывать о правилах этикета. Кстати, главным правилом переписки считают пунктуальность. Если письмо придет с опозданием на один день, – оно может потерять свою актуальность. Если тема письма – деньги, то здесь важна каждая минута. Если вы получили бизнес-корреспонденцию, по возможности, сразу же пишите ответ.

Особенно важным нюансом является указание имени человека, которому вы пишете. Адресуйте его конкретной персоне – именно тому, с кем вы хотите установить деловые отношения, или тому, кто отвечает за ту или иную сферу. Обязательно перепроверьте имя и инициалы, – ошибки в обращении сводят шансы сотрудничества с иностранным партнером к нулю.