Правильно написать письмо или просьбу незнакомцу в электронной почте

Для многих уроки литературы и русского языка остались в памяти страшным кошмаром. К счастью или сожалению всевозможные варианты писем прочно вошли в нашу деловую жизнь. Сегодня любому человеку необходимо уметь составлять официальные запросы и непринужденно давать деловые ответы. Но если с обычными имейлами не вопрос, то как корректно обратиться с просьбой к незнакомому человеку?

Любой текст, будь то коммерческое предложение, праздничная рассылка или групповое обращение к коллегам строиться по определенным правилам и требует от нас знаний этого этикета. Идеальным решением для тех, кто не может связать двух слов, когда видит лог почтовой программы, может стать личный помощник или секретарь. Однако не все обладают необходимым социальным статусом и финансовыми возможностями. Альтернативный вариант для любого бюджета - использование шаблонов, которые легко найти в Интернете или позаимствовать из писем, когда-то попавших в вашу почту. Впрочем, даже в этом случае, необходимо собраться с силами и адаптировать текст.

Адресное обращение и доброжелательный тон

Максимально возможная «персонализация» – гарантия того, что ваше письмо будет получено и просмотрено человеком. Необходимо правильно придумать тему обращения и стараться всегда заполнять это поле. Емко сформулируйте ответ на вопрос «для кого и зачем необходимо человеку это письмо» и запишите его в заголовок письма. Во-первых, название помогает привлечь внимание к сообщению, а во-вторых, “тема” будет ориентиром при поиске email в переписке.

Так если письмо должен прочесть именно коммерческий директор, которому вы планируете предложить заманчивые золотые горы или розового слона просто укажите в теме «Для коммерческого директора по вопросу организации поставок/ совместных ковыряний в носу/участии в конкурсе».

Второй важный момент, про который не стоит забывать -приветствие. Ваше письмо прочтут с большим вниманием и удовольствием, если вы сделаете его личным и поприветствуете по имени получателя.

Предварительный звонок-знакомство и комбинация «трех Т»

Если вам необходимо правильно написать письмо незнакомому человеку, то лучше всего предварительно созвониться с получателем и обговорить причину обращения. В этом случае у вас появится надежда, что ваше сообщение не попадет автоматически в спам. Правда, иногда кроме базы с электронными имейлами у нас нет других контактов, в этом случае выручает правило “комбинации Т”: творческая тема; текст в теле, а не во вложении; топик с контактами.

Экспресс мастер-класс о самопрезентации в письме

Как написать текст письма, можно прочитать в экспертных материалах нашего сайта (для тех, у кого нет времени выдумывать велосипед, в интернет пространстве пылятся различные шаблоны). Впрочем и тем, и другим придется составлять первый абзац с короткой само-презентацией и обоснованием цели написания письма: почему вы обращаетесь к данному человеку, о чем его просите и какую выгоду он может извлечь для себя или принести пользу обществу. Мне симпатизируют письма, с подобной конструкцией:“Меня зовут, ФИО, я являюсь сотрудником ООО “МММ”. К сожалению, я не знаком с Вами лично, но наслышан о ваших достижениях “в личной жизни”, мне рекомендовали вас как человека, который может “бесплатно провести новогодний корпоратив”. Ваше участие в данном проекте “сэкономит наши расходы и руководство компании сможет потратить праздничный бюджет на помощь голодающим детям в Африке”. Искренне надеюсь, что “ судьба маленьких сомалийских ребятишек не оставит вас равнодушным” и вы найдете возможность поддержать наше благое начинание.

Повторение - мать учения

Дальше вставляете шаблон или самодельную текстовую “пирамиду”. В конце письма еще разок напоминаете про свою просьбу “провести бесплатно корпоратив” переформулировав ее синонимами, так чтобы получилось тоже самое, но новыми словами “ваше участие в организации праздника, подарит шанс вырасти настоящим пиратом каждому африканскому малышу”. Потом вежливо кланяйтесь, мимолетно благодаря за потраченное на чтение сообщения время, и уточняете, в какой форме ждете обратный отклик от получателя. И конечно не забывайте указывать все контакты, по которым с вами можно связаться. 

Желаю приятной переписки.