Контрольный список: Оптимизация календaрных планов

С помощью данного контрольного списка вы сможете проверить, умеете ли вы пользоваться всеми уловками, которые помогают оптимизировать управление сроками и задачами. Используйте следующие приемы, чтобы с наибольшей пользой работать с календарным планом, расширить обзор и оптимально использовать место.

• Повторяющиеся сроки заносите все вместе зараз, например,  в начале года занесите все дни рождения, в начале месяца все систематически проводимые совещения и т.д.
• У видов деятельности, где нет четкой заданности по времени, расставьте приоритеты
• Всегда фиксируйте срок выполнения работ, если такая информация есть
• Работайте со ссылками, так вы можете коротко фиксировать записи в календаре, например, сноски  на документы во вторичном рассмотрении, сноски на записи к определенной теме (сноски могут в этом случае располагаться в другом месте плана и иметь постоянную привязку)
• Если вы имеете привычку использовать в работе шкалу времени, четко выделяйте временной сектор штрихом (отрезком)
• Разделяйте личные и производственные планы различными цветами
• При назначении встреч заносите не только имя собеседника, но и основную цель переговоров

• Выполненные пункты отмечайте галочкой или вычеркивайте их
• Невыполненные - в конце дня пункты плана переносите на другую дату
• Отдельные работы, необходимые выполнить до окончательного срока, заносите в календарь заблаговременно, до наступления самого срока
• Разумное использование сокращений и часто употребляемых терминов и понятий экономит  время и место
• К запланированной дате встречи записывайте всегда телефонный номер контрагента (если его нет в общем списке)
• Номер или название комнаты для переговоров тоже обычно записывается вместе с датой преговоров
• Дорожную ситуацию и время в пути оценивайте реалистично
• Однотипные сроки и задачи старайтесь выполнять вместе в один прием по времени и по месту