Делопроизводство: принципы создания архива

Ведение любой документации, будь то бухгалтерская отчетность или кадровые документы, весьма важно для предприятия. Эти документы играют одну из самых важных ролей в делопроизводстве компании – как внутри компании, так и в ходе многочисленных проверок. Поэтому поддержание архива с документацией – важная задача для сотрудника.

Создание архива – немаловажная часть организации работы предприятия. Все документы, которые ведутся в компании, должны храниться в архиве. На это указывает и законодательство РФ. Хранение может быть как постоянным, так и до определенных сроков востребования.

Ответственность за сохранность документов

За сохранность архивных документов и состояние работы с ними руководители предприятия несут административную, гражданско-правовую и уголовную ответственность. Помимо этого правильное ведение архива позволяет решать целый комплекс проблем с организацией,  управлением и сохранностью архива.

Таким образом вопрос ведения отчетности чрезвычайно важен. В крупных компаниях организация делопроизводства и ведение архива ложится на специальные отделы – канцелярию, общий отдел, управления делами и другие. В молодых же фирмах вся документация ложится на плечи секретаря. В целом, работой над документацией занимается каждый человек, и чтобы у вас на рабочем столе не было завала из документов, рассмотрим несколько полезных советов.

Форма архива: от папок до стеллажей

Любая работа по организации начинается с подготовки, поэтому изначально следует определиться, как вы будете хранить бумаги? В традиционных папках, лежащие в ящиках столов, или вы используете стеллажи для папок? Если вы только начинаете работать и приобретаете оборудование, следует определиться, хватит ли размеров стола для ожидаемого объема бумаг?

Как подписывать папку?

Каждая папка, где бы она ни хранилась, должна помечаться этикетками, в которые можно записывать год (если ведутся документы по годам) или какой-нибудь определенный код. Для часто используемых документов (например, счета, фактуры, договора) можно подобрать папки с яркими цветами, что позволит быстро заметить нужную папку.

Сортировка документов

Сортировать документы удобно по значимости, разделив на три срока – «срочно», «повседневная», «архив». Каждая категория размещается в разных полках. В категории «срочно» размещаются документы, которые нужно срочно решить. Это могут быть списки людей, кому нужно позвонить, счета, которые нужно оплатить и так далее.

В «повседневной» хранятся бумаги, которыми вы пользуетесь время от времени. В категории «архив» уместно хранить документы, которые требуются редко или могут не потребоваться. Если остаются документы, которые вы не знаете куда разместить и которые не играют особой важности, можно создать еще одну категорию – «хлам». Если они вам никогда больше не понадобятся – можно и на макулатуру сдать.

Подкатегории: облегчите себе жизнь

Каждую категорию следует разбить на подкатегории. Например «срочно» можно разбить на несколько папок: «счета – оплатить до …»;  «письма - написать»; «прочитать»; «клиенты – позвонить» и так далее. Тоже самое можно сделать и для папки «Повседневная», разбив её на подкатегории в зависимости от выполняемой работы.

Следует помнить, что вся рассортировка делается с одной целью – облегчить вам жизнь. Для этого помечайте папки этикетками, которые указывают, что есть внутри. Если в папке слишком мало документов, стоит объединить их с другими документами. Используя те же принципы, рассортируйте папку «архив». Удобно будет использование для каждой категории отдельной полки или ящика, которая помечается этикеткой с названием категории.

Помимо бумажного хранения документов, стоит некоторые материалы перенести на компьютер, таким образом вы снижаете риски потери документа. Применение этих советов значительно упростит вам работу с документацией.