Контрольный список: Тщательная подготовка к совещанию

Совещания должны проходить эффективно, а значит к ним следует тщательно готовиться, иначе обсуждение может порой бесполезно затянуться, а порой и закончиться безрезультатно. Чтобы с вами этого не случилось, мы предлагаем контрольный список с 7 основными положениями успешного совещания.

Действительно ли обсуждение необходимо?

Совсем не стыдно отменить совещание или закончить его раньше. Если ситуация изменилась, или требуется больше времени на подготовку, то было бы бесполезным проводить неэффективное совещание.

Подготовка решает все!

Лучше всего сформулируйте цель совещания письменно и тщательно подготовтесь к обсуждению.

Приглашать  только заинтересованных лиц!

Всем участникам, чье присутствие на совещании необходимо, следует заранее сообщить причину встречи и цели обсужения. Чтобы избежать информационных пробелов, следует обеспечить сотрудников необходимыми материалами.

Правильная сортировка!


Отдельные небольшие пункты повестки дня можно объединить тематически. Отсортируйте обсуждаемые темы в зависимости от приоритетов и обозначьте для каждого пункта временные границы.

Своевременно и с ориентацией на результат!

Если завязалась дискуссия, то вы как инициатор совещания должны ей управлять. С этого момента можно вносить только конструктивные предложения по решению проблемы, которые  устроили бы всех.

Подвести результат!

По окончании совещания следует еще раз коротко в письменной форме подвести итоги, т.к. именно из них вытекают последующие задачи для сотрудников. В начале следующего совещания вернитесь к ним и обсудите их выполнение.

Вовремя закончить!

Только в исключительных случаях можно выходить за временные границы совещания. Лучше перенести открытый пункт совещания на следующий раз или запланировать свою собственную встречу для обсуждения данной проблемы.

Оцените статью: 

Читайте также:

Вы уже знаете о бесплатной электронной рассылке "Советы экспертов от А до Я"?
Вместо того, чтобы читать сотни статей по интересующим Вас темам или самостоятельно их выискивать по информационным службам, подпишитесь на бесплатную рассылку от наших экспертов о самых важных событиях и трендах » Сейчас подписаться бесплатно! «